Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa, instalacja, konfiguracja, wdrożenie, uruchomienie produkcyjne oraz świadczenie usług gwarancyjnych Systemu Asystenta Lekarza do tworzenia notatek medycznych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET MEDYCZNY W BIAŁYMSTOKU

1.3.) Oddział zamawiającego: Dział Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000288604

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Jana Kilińskiego 1

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-089

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zampub@umb.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.umb.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa, instalacja, konfiguracja, wdrożenie, uruchomienie produkcyjne oraz świadczenie usług gwarancyjnych Systemu Asystenta Lekarza do tworzenia notatek medycznych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b01dafae-bcb4-454d-b818-1fdc915819ff

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00149624

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt pn. Regionalne Centrum Medycyny Cyfrowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku nr 2023/ABM/02/00008 dofinansowany przez Agencję Badań Medycznych ze środków budżetu państwa

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1272394

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1272394

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się, za pośrednictwem Platformy zakupowej znajdującej się pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/umb.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.
3. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformy do konkretnego wykonawcy.
4. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
5. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:
5.1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
5.2. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
5.3. zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,
5.4. włączona obsługa JavaScript,
5.5. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
5.6. Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
5.7. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
6. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
6.1. akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
6.2. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.
7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”).
Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
9. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (tj. obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – ustawa Prawo zamówień publicznych),
 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie art. 18 ust. 1 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, ze zm.), dalej „ustawa Pzp” , osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, właściciel platformy do publikowania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
 Pani/Pana dane osobowe w związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mogą być przekazywane do państw trzecich,
 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy lub też przez okres dłuższy w przypadku postępowań finansowanych ze środków unijnych;
 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, o którym mowa w art. 22 RODO;
 posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych
(skorzystanie z prawa do sprostowania nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Pani/Panu:
− prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: AZP.25.1.10.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Dostawa, instalacja, konfiguracja, wdrożenie, uruchomienie produkcyjne oraz świadczenie usług gwarancyjnych Systemu Asystenta Lekarza do tworzenia notatek medycznych3. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 2 do SWZ, oraz załącznik nr 3 do SWZ wzór umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 5 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający określa warunek zdolności zawodowej poniżej:
- Wykonawca zrealizował w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) minimum 1 zamówienie na dostawę licencji oprogramowania w polskich jednostkach ochrony zdrowia o wartości co najmniej 150 000,00 złotych
Weryfikacja spełnienia wyżej wymienionego wymogu odbędzie się na podstawie oświadczenia Wykonawcy wg załącznika nr 5 do SWZ (dot. spełnienia warunków udziału w postępowaniu) składanego w wraz z ofertą oraz wykazu usług składanego, przez Wykonawcę ocenionego najwyżej, według załącznika nr 9 do SWZ (WYKAZ DOSTAW).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia
w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, zamiast podmiotowych środków dowodowych:
- w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia - aktualnego na dzień złożenia oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o braku podstaw wykluczenia złożonym wraz z ofertą – wg Załącznika nr 8 do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia
w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, zamiast podmiotowych środków dowodowych:
- wykazu dostaw wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, na lub według załącznika nr 9 do SWZ wraz dowodami określającymi iż dostawy zostały wykonane należycie przy czym dowodami o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zakazuje się zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, za wyjątkiem przesłanek przewidzianych w art. 455 ustawy Pzp oraz następujących przypadków:
1) Strony dopuszczają zmianę Umowy polegającą na zrealizowania przedmiotu umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych lub technologicznych niż wskazane w Ofercie Wykonawcy w sytuacji, gdyby zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziłoby niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem przedmiotu Umowy.
2) Strony dopuszczają zmianę Umowy polegającą na zmianie wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy w przypadku wprowadzenia ustawowej zmiany stawki podatku VAT. Zmiana nastąpi w odniesieniu do całości lub części zamówienia, której dotyczy zmieniona stawka podatku VAT – z zastrzeżeniem, że wartość netto określona w Umowie nie podlega zmianie. W przypadku uzgodnienia przez Strony, że zaistniały przesłanki uzasadniające zmianę wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy z powodu wprowadzonej zmiany stawki podatku VAT, Zamawiający przygotuje Aneks do umowy.
3) Strony dopuszczają zmiany Umowy wynikające z konieczności uwzględnienia bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy. W takim przypadku Strona, która zwróci uwagę na konieczność zmiany Umowy, zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić drugą Stronę o zmianie przepisów mających wpływ na realizację Umowy oraz przedstawić propozycję zmiany Umowy. W przypadku uzgodnienia przez Strony, że zaistniały przesłanki uzasadniające zmianę Umowy, Zamawiający przygotuje Aneks do Umowy.
4) Zmiana Umowy jest ponadto dopuszczalna w sytuacji, gdy:
a) zmieniły się przepisy, których regulacje wpływają na prawa i obowiązki Stron,
b) istnieje konieczność przesunięcia terminu wykonania Umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego,
c) nastąpiła zmiana bądź wycofanie produktu ze sprzedaży; Wykonawca zobowiązany jest wówczas do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o tej zmianie i zaproponowania produktu równoważnego, który musi być zaakceptowany przez Zamawiającego.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-03-20 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1272394

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-03-20 09:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-04-18

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak