Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zakup usług hotelarskich, restauracyjnych i konferencyjnych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Kujawsko-Pomorski Fundusz Rozwoju sp. z o.o.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 366974655

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Przedzamcze 8

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@kpfr.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.kpfr.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Sprawy gospodarcze i finansowe

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup usług hotelarskich, restauracyjnych i konferencyjnych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8a047bf8-076e-4bf7-9813-ceb402ef235b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00152002

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, w ramach Projektu pn. „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz rozwoju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, i Projektu pn. „Regionalna Instytucja Finansowa KPFR – IF 2021-2027”.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1273878

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W celu komunikowania się Wykonawca musi posiadać aktywne konto e-mail. Korespondencję (poza ofertą i dokumentami składanymi wraz z nią) Wykonawcy wysyłają poprzez „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” . Zamawiający przekazuje informacje w zakładce „Komunikaty”. Indywidualne wezwania Zamawiający przekazuje za pośrednictwem Platformy, na adres e mail Wykonawcy wprowadzony na Platformie w procesie przesyłania oferty. 1. Oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej. Zamawiający dopuszcza formaty danych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320, ze zm.), tj. w szczególności w formaty: doc, .docx, .pdf, .xml, .rtf, .xps, .odt, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, a OFERTY w formacie .xlsx – katalog elektroniczny. Inne oświadczenia lub dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych wskazanych wyżej lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonych w SWZ. 2. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze strony platformazakupowa.pl to: przeglądarka internetowa Chrome i Fire Fox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s. platformazakupowa.pl jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli. 3. Dopuszczalna ilość plików lub spakowanych folderów oferty to 10 plików lub spakowanych folderów, przy maksymalnej wielkości 150 MB każdy. W przypadku większych plików zaleca się skorzystanie z instrukcji pakowania plików dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda. Zaleca się, aby łączna objętość plików przesyłanych do Zamawiającego nie była większa niż 0,5 GB. 4. Składając ofertę zaleca się zaplanowanie złożenia jej z wyprzedzeniem minimum 24h. 5. Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę ich przekazania w systemie Platformy poprzez kliknięcie przycisku "Złóż ofertę" w drugim kroku i wyświetlaniu komunikatu, że oferta została złożona. Inne niż oferta dokumenty, oświadczenia, informacje uważa się za wniesione z chwilą umieszczenia ich na Platformie. 6. Ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp (wykonawcy/wykonawców/podmiotu udostępniającego
zasoby) przekazuje się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 7. Wszelkie środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, oświadczenie wykonawców, o którym mowa w dziale 12 pkt. 3 SWZ, pełnomocnictwa przekazuje się w formie elektronicznej (tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeśli dokument przekazywany w postępowaniu został wystawiony jako dokument elektroniczny przez upoważniony podmiot inny niż wykonawca/y lub podmiot udostępniający zasoby (np. informacja z KRK pozyskana przez Internet w formacie XML wraz z plikiem podpisu kwalifikowanego), wówczas przekazuje się ten dokument elektroniczny. 8. Potwierdzanie za zgodność z oryginałem dokumentu w postaci papierowej następuje poprzez cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 9. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie skompresowanym, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku tymi podpisami. 10. Tajemnica przedsiębiorstwa powinna zostać złożona w osobnym pliku.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Zamawiający wymaga dołączenia katalogu elektronicznego do oferty

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia
4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że: 1) administratorem danych osobowych osób fizycznych w
przedmiotowym postępowaniu jest Kujawsko- Pomorski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. w Toruniu, ul. Przedzamcze 8, Inspektor
Ochrony Danych Osobowych: e-mail: iod@kpfr.pl; 2) dane osobowe przetwarzane będą w celu:a) związanym z przeprowadzeniem
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11.09.2019 roku – Prawo zamówień publicznych
oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych
oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w związku z art. 6 ust. 1 lit.) c RODO,b)
ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora, tj. niezbędnych do wykonania zadań Administratora związanych z
realizacją niniejszego postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, w celach archiwizacyjnych, statystycznych oraz jeżeli
dana oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu – w celu dochodzenia roszczeń w związku z
zawartą umową - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,c) realizacji umowy i/lub działań przed zawarciem umowy o zamówienie publiczne, jeśli dana oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,d) przekazania danych
innym podmiotom upoważnionym z mocy prawa, np. na podstawie przepisów podatkowych, ubezpieczeń społecznych, czy dostępu
do informacji publicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;3) odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty
uprawnione z mocy prawa do uzyskania danych osobowych, w szczególności na podstawie art. 74 pzp, lub:a) banki, firmy audytowe
i konsultingowe,b) firmy świadczące usługi IT i cloud, pocztowe, kurierskie,c) inne podmioty uczestniczące w przedmiotowym
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacji umowy, tj. podmioty, które w imieniu Administratora przetwarzają
dane osobowe na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych;4) dane osobowe
przechowywane będą przez czas obowiązywania zawartej umowy, a także po jej zakończeniu w celach:a) dochodzenia roszczeń w
związku z wykonywaniem umowy,b) wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i
rachunkowych,c)statystycznych i archiwizacyjnych;5) dane osobowe przechowywane będą przez okres 10 lat od zawarcia umowy,
jeżeli umowa zostanie zawarta z osobą fizyczną, a w pozostałych przypadkach przez okres trwałości Projektu, jednak nie krócej niż 4
lata od zawarcia umowy;6) osoba ma: a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych (w przypadku, gdy
skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku osoba wnioskująca może zostać
zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub
daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego
postępowania o udzielenie zamówienia);b) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba
uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO; 7) osobie nie przysługuje:a) w związku z art. 17
ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w
art. 20 RODO;c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną
przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 8)dane nie będą przekazywane do krajów trzecich.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Osoba, której dotyczą dane osobowe ma: a) na podstawie art. 16 RODO prawo do
sprostowania danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać
integralności protokołu oraz jego załączników);b) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia
przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu
oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu
do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub
prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego).

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: KPFR/USŁUGI_KONFERENCYJNE/2/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

CZĘŚĆ NR 1 pn. Usługa konferencyjna w Bydgoszczy.
Przedmiotem zamówienia w ramach zamówienia podstawowego w części nr 1 jest wynajem sal w celu organizacji 31 spotkań w Bydgoszczy dla min. 200 - max. 480 uczestników wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników.
W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega możliwość rozszerzenia zamówienia w następującym zakresie:
a) wynajem sal w celu organizacji 46 spotkań na terenie Bydgoszczy dla min. 304 - max. 720 uczestników wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników,
b) samodzielna usługa cateringowa dla min. 60 osób - max. 300 osób (10 spotkań) realizowana w wybranym przez Zamawiającego miejscu w Bydgoszczy,
c) przedłużenie terminu realizacji zamówienia do 31.12.2027 r.

Na podstawie art. 95 ust. 1 pzp Zamawiający wymaga, aby Wykonawca i podwykonawca (jeśli dotyczy) zatrudniali osób na podstawie stosunku pracy osoby, które będą wykonywały obsługę kelnerską oraz będą przygotowywały posiłki. Zamawiający dopuszcza zatrudnienie na czas określony, nieokreślony, na zastępstwo w zakresie i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy. W celu weryfikacji obowiązku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy każdorazowo na wezwanie Zamawiającego we wskazanym w tym wezwaniu terminie Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu, oświadczenie Wykonawcy/podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności określone powyżej. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte żądaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu.
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia dotyczącego zatrudnienia na umowę o pracę, o którym mowa powyżej na podstawie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę z zastrzeżeniem, że kopie umów będą zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników (dotyczy nr pesel, adresu), zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późn. zm., a informacje dotyczące: imion i nazwisk pracowników, daty zawarcia umowy, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu będą możliwe do zidentyfikowania. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia, o którym mowa powyżej również na podstawie innych dokumentów wskazanych w wezwaniu Zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy Pzp do wysokości 50% wartości przedmiotowego zamówienia, w każdej z części niniejszego zamówienia. Zamówienia podobne mogą być udzielone Wykonawcy wybranemu w danej części zamówienia, w terminie trzech lat od zawarcia umowy, w przedmiocie usług podobnych i związanych z zamówieniem objętym umową, na warunkach określonych w OPZ i Wzorze stanowiących załączniki do SWZ w niniejszym postępowaniu.

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zasady oceny kryterium „Cena” (C) – waga 80%, maksymalna liczba punktów – 80.
W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:


Pi (C) = (C min/C i) x 80


gdzie:
Pi (C) - liczba punktów jakie otrzyma oferta „i” za kryterium „cena”
Cmin - najniższa cena brutto spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert
Ci - cena brutto ocenianej oferty

2. Zasady oceny w kryterium „Terminowość i elastyczność realizacji” (T) - waga 20%, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta – 20 punktów.
Zamawiający dokona oceny ofert w kryterium „Terminowość i elastyczność realizacji” na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w Formularzu Oferty, w którym Wykonawca zadeklaruje maksymalny termin, liczony w dniach kalendarzowych, w jakim od dnia przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia realizacji spotkania będzie w stanie zorganizować spotkanie zgodnie z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, w ramach zamówienia podstawowego lub prawa opcji.

Punktacja w kryterium (Pi(T)):
Od 10 do 14 dni kalendarzowych – 0 punktów
od 5 do 9 dni kalendarzowych – 10 punktów
do 4 dni kalendarzowych – 20 punktów

3. Ostateczna ocena oferty w danej części (Pi) stanowić będzie suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach:

Pi= Pi (C) + Pi (T)

4. Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie punktowej pod warunkiem, że Wykonawca ten nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu.
5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
6. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt. 5, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.
7. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W przypadku niezłożenia oferty dodatkowej wiąże oferta pierwotna.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Terminowość i elastyczność realizacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

CZĘŚĆ NR 2 pn. Usługa konferencyjna w Toruniu.
Przedmiotem zamówienia w ramach zamówienia podstawowego w części nr 2 jest wynajem sal w celu organizacji 17 spotkań w Toruniu dla min. 130 - max. 285 uczestników wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników oraz samodzielna usługa cateringowa w wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu dla min. 175 - max. 300 osób (5 spotkań).
W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega możliwość rozszerzenia zamówienia w następującym zakresie:
a) wynajem sal wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników w celu organizacji 23 spotkań na terenie Torunia dla min. 166 - max. 375 uczestników,
b) wynajem sali wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej w celu organizacji 1 spotkania na terenie Torunia dla min. 60 - max. 100 uczestników,
c) wynajem sali wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej w celu organizacji 2 spotkań na terenie Torunia dla min. 70 - max. 120 uczestników,
d) wynajem sal w celu organizacji 2 spotkań dla min. 70 - max. 120 uczestników każde, bez usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników,
e) wynajem sali w celu organizacji 1 spotkania dla min. 60 - max. 100 uczestników każde, bez usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników,
f) samodzielna usługa cateringowa dla min. 510 - max 1000 osób (21 spotkań) realizowana w wybranym przez Zamawiającego miejscu w Toruniu,
g) przedłużenie terminu realizacji zamówienia do 31.12.2027 r.

Na podstawie art. 95 ust. 1 pzp Zamawiający wymaga, aby Wykonawca i podwykonawca (jeśli dotyczy) zatrudniali osób na podstawie stosunku pracy osoby, które będą wykonywały obsługę kelnerską oraz będą przygotowywały posiłki. Zamawiający dopuszcza zatrudnienie na czas określony, nieokreślony, na zastępstwo w zakresie i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy. W celu weryfikacji obowiązku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy każdorazowo na wezwanie Zamawiającego we wskazanym w tym wezwaniu terminie Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu, oświadczenie Wykonawcy/podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności określone powyżej. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte żądaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu.
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia dotyczącego zatrudnienia na umowę o pracę, o którym mowa powyżej na podstawie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę z zastrzeżeniem, że kopie umów będą zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników (dotyczy nr pesel, adresu), zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późn. zm., a informacje dotyczące: imion i nazwisk pracowników, daty zawarcia umowy, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu będą możliwe do zidentyfikowania. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia, o którym mowa powyżej również na podstawie innych dokumentów wskazanych w wezwaniu Zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy Pzp do wysokości 50% wartości przedmiotowego zamówienia, w każdej z części niniejszego zamówienia. Zamówienia podobne mogą być udzielone Wykonawcy wybranemu w danej części zamówienia, w terminie trzech lat od zawarcia umowy, w przedmiocie usług podobnych i związanych z zamówieniem objętym umową, na warunkach określonych w OPZ i Wzorze stanowiących załączniki do SWZ w niniejszym postępowaniu.

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zasady oceny kryterium „Cena” (C) – waga 80%, maksymalna liczba punktów – 80.
W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:


Pi (C) = (C min/C i) x 80


gdzie:
Pi (C) - liczba punktów jakie otrzyma oferta „i” za kryterium „cena”
Cmin - najniższa cena brutto spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert
Ci - cena brutto ocenianej oferty

2. Zasady oceny w kryterium „Terminowość i elastyczność realizacji” (T) - waga 20%, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta – 20 punktów.
Zamawiający dokona oceny ofert w kryterium „Terminowość i elastyczność realizacji” na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w Formularzu Oferty, w którym Wykonawca zadeklaruje maksymalny termin, liczony w dniach kalendarzowych, w jakim od dnia przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia realizacji spotkania będzie w stanie zorganizować spotkanie zgodnie z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, w ramach zamówienia podstawowego lub prawa opcji.

Punktacja w kryterium (Pi(T)):
Od 10 do 14 dni kalendarzowych – 0 punktów
od 5 do 9 dni kalendarzowych – 10 punktów
do 4 dni kalendarzowych – 20 punktów

3. Ostateczna ocena oferty w danej części (Pi) stanowić będzie suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach:

Pi= Pi (C) + Pi (T)

4. Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie punktowej pod warunkiem, że Wykonawca ten nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu.
5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
6. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt. 5, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.
7. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W przypadku niezłożenia oferty dodatkowej wiąże oferta pierwotna.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Terminowość i elastyczność realizacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 6

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie z art. 125 ust. 1 pzp

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz, o którym mowa dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-03-20 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1273878

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-03-20 11:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-04-19

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE